DocuShare Flex l’archivage numérique pour les TPE et PME
DocuShare Flex, Xerox permet aux petites entreprises de stocker les informations sous forme numérique pour y accéder et les partager plus facilement. La nouvelle plateforme sur le cloud permettra aux entreprises de cinq employés et plus de rationaliser leurs processus métiers, de gagner du temps et de réduire leurs coûts.
Avec le lancement de Xerox DocuShare® Flex, les petites et moyennes entreprises et leurs différents services peuvent désormais digitaliser des processus comme la facturation, le partage de fichiers, la révision de documents, la gestion des bases de données et l’archivage des documents, à l’instar de ce qui se fait dans les grandes entreprises.
Les PME ont tendance à s’appuyer sur des systèmes inefficaces, car axés sur l’utilisation de documents papier, et ne disposent que rarement d’un service centralisé d’archivage des informations sous forme numérique.
DocuShare Flex rassemble les qualités d’automatisation, de sécurité et d’évolutivité des systèmes de gestion de contenus de grande taille au sein d’une solution abordable, que les utilisateurs peuvent paramétrer et utiliser facilement, sans avoir à solliciter leur service informatique.
Les utilisateurs pourront exécuter diverses tâches liées à la gestion des documents :
Routage automatique des documents pour simplifier les processus de validation et le contrôle des versions ;
Automatisation de la gestion des documents facilitant l’observation des exigences réglementaires et normes sectorielles ;
Simplification de la gestion de la multitude de documents requis pour les transactions, la comptabilité, la facturation et autres opérations impliquant un grand nombre de documents.
Simplicité d’utilisation, agilité et faible coût
Grâce à sa capacité de stockage extensible, DocuShare Flex permet de sauvegarder des centaines de millions de documents. Les fonctionnalités de gestion des documents, de leur création à leur archivage ou leur élimination, sont intégrées d’office à la plateforme et accessibles en un clic.
À mesure de l’évolution de leurs besoins, les clients de DocuShare Flex peuvent ajouter du stockage et des utilisateurs afin de maîtriser leurs coûts au plus près. Le nombre d’utilisateurs minimal est de cinq et peut monter à plusieurs milliers. DocuShare Flex dispose de commandes de vérification des processus qui permettent l’annotation, la rédaction, mais aussi la consultation simultanée lors du contrôle de versions, de sorte à garder les documents à jour.
Flux de travail automatisés
DocuShare Flex peut automatiser divers processus métiers, qu’il s’agisse de stocker à un seul et même endroit l’ensemble des documents relatifs à un projet, de gérer les cycles de relecture et de validation de documents ou encore de respecter les exigences relatives à un éventuel audit. Il favorise aussi l’observation des pratiques recommandées par l’entreprise en permettant aux responsables de surveiller à tout moment l’état d’avancement du travail.
Doté d’un moteur de recherche intuitif et d’une interface utilisateur dont la prise en main nécessite peu de formation, DocuShare Flex s’adresse au plus grand nombre, y compris aux collaborateurs qui ne possèdent pas de compétences techniques. L’interface web est compatible avec un large éventail de navigateurs et d’appareils mobiles.
La plateforme peut être associée aux systèmes back-end des entreprises pour en extraire les données et les lier aux documents. Elle est compatible avec les appareils multifonctions Xerox ConnectKey® et les applications connexes conçues pour gagner du temps grâce au développement de flux de travail spécifiques. Enfin, elle inclut un service qui exploite la technologie ConnectKey pour permettre la numérisation directe vers DocuShare Flex.
Disponibilité
DocuShare Flex sera disponible en Europe et dans certaines régions du monde dès le 31 mai.
